如何寫好年終總結

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對職場人而言,年終總結是一個繞不開的“坎兒”,一年的辛苦,究竟該如何在幾頁薄薄的“紙上”體現出自己的工作成果,同時還要給老板們留下深刻的印象,很多人也為此“痛苦不已”。事實上,你只要掌握一些原則,同樣可以讓自己在年末出彩一把。

強化印象

今年小程得到了晉升的機會,在年初部門提升經理時,有另外一位實力強勁的同事與小程PK,而部門副總之所以決定提升小程,一定程度上也因為他提交的年終總結。“公司下達的銷售任務指標280萬元,實際完成300萬元,超額完成任務20萬。市場占有率為同行業的30%,與去年相比增長了10%,具體的原因如下……”詳實的數據和圖表對比分析給副總留下了深刻的印象。

個案、數據化、圖示、做類比是寫好年終總結屢試不爽的“鐵定律”。企業的領導通常都很忙,此時,總結多用一些數據或量化的數字、對比圖、文字說明做論據,能夠給領導留下深刻印象。如果有可能,不妨利用多媒體演示,讓人看起來既非常專業,又便于理解;同時會認為你的總結非常認真和準確,并為自己樹立一個非常職業化的形象。

大多職場人都會對業績做出分析,但往往只限于文字表述,如果能運用一些科學的分析方法,比如:swot分析法、樹狀圖分析法、魚刺圖分析法、圖表分析法,一定會使你的總結非常專業和精彩。

其實只要能給上司留下深刻的正面印象,一份年終總結就已經完成了70%。

理出重點

一年的時間,職場人必然要做許多工作,在寫自己年終總結時,有些工作內容和結果,自己都不能記得非常清楚,作為快消品企業市場部經理的王超就面臨著這樣的問題,他的體會是,年終總結不好寫并不是沒什么可寫,而是事情太多不知道該寫什么。“年初做的市場工作,很多細節都記不清楚,我的老板更沒有什么印象,按照時間的順序往下排,寫出來的年終總結好幾頁,自己看著都煩”。

王超的同事劉欣欣卻并不煩惱,他將自己一年來所做的市場工作進行了篩選,根據企業不同銷售季各選出了一個有代表性市場活動行為,將其展開并附上了相關的市場份額提升數據和相關分析,結果受到了老板的大加贊賞。

在寫年終總結之前,理清自己一年以來的工作記錄自然是首要的事情,但年終總結卻不能寫成一年的流水賬。“流水賬是許多人通常采用的總結形式,看似洋洋灑灑,篇幅巨大,實則一點都沒有針對性”。在職場專家們看來,年終總結不是一年的經歷匯總,在內容上必須進行有效的選取和整理,需要一個或幾個核心事件來貫穿和體現工作的成果或業績。某種意義上講,寫年終總結和寫簡歷非常相似,都是如何凸顯出重要的業績,“根據我的相關研究,擅長寫簡歷的職場人,往往年終總結也寫得非常好。”職場專家海闊這樣表示。

對于職場人而言,核心事件其實非常容易找到,把握以下要素即可:自身崗位的KPI或者部門關注的指標及考核內容。臨近年底,一年中的考核指標和權重基本上已經顯露無疑,所以在分析的過程中,就很容易將考核的關注重點一一列出,或者即使不在KPI或上司關注指標和考核范圍內,在日常工作中自己表現非常出色的事件也可以列出。

轉換指標

又到年終,作為公司行政主管的Susan也為年終總結“痛苦”起來。Susan的年終總結之所以“難產”,有兩個主要原因:一、“都是機械性工作,沒有新意”;二是“日常工作瑣碎”而導致很難總結。“行政后臺類的工作內容就是如此,經常要做很多零碎的事情,還要應對公司的突發事件,要把它寫個明白,一時之間還真難著手”。

Susan在思考后,選定了以下的5個方面內容作為總結的重點:公司日常費用開支;日常辦公設備的完好率和維護支出;員工對行政部門的投訴率;企業日常活動安排的組織;日常工作流程體系的簡化及效率提升。由于公司日常費用開支、日常辦公設備的維護支出,都有不同程度的下降,日常工作流程的效率也得到了提升,公司對于Susan的年終總結十分滿意,績效評估也有了顯著的提升。

直接產生業績的部門,寫起總結相對比較容易——量化的指標是顯性因素,但對于企業中類似Susan所在的行政、人力資源、財務等非業務部門,確實存在工作內容無法量化表現的問題。

所以從事這類工作的職場人可以從如何優化現有工作流程、提高工作效率方面著手,體現出一些合理化建議和實施方法,附帶一些與往年的數字對比來體現工作內容。一般用比率指標寫比較好,如培訓專員的培訓組織和課程滿意度、員工對培訓計劃的滿意度等都可作為量化的依據。其實對于成本部門,在年終總結方面有一個關鍵點必須要涵蓋到:降低成本(成本部門省下的就是公司的利潤)或者體現出提升效率以及效果。

重在態度

在過去一年中,作為銷售部的銷售亞軍,雖然華剛在年終總結報告中列出了幾個要點,例如自己工作的業績成果——銷售額第二(業績也僅僅只比銷售冠軍低了2%);各項計劃完成比例(銷量、銷售額、回款、利潤)情況,與去年同期相比略有增長……但銷售總監卻對華剛的年終總結并不滿意。

“通過一份年終總結可以看出,下屬對自己全年工作所持的態度,這是我關注年終總結最看重的一點。”一位外企的銷售總監表示。對于每個下屬一年來的業績和相關數據,作為上司肯定非常清楚,并不需要在總結中過分幫助他們去“提醒”,而是希望通過對于一年工作的總結,發現下屬對待一年以來工作的職業態度并能分析出其中的得與失——如果對于一年的業績情況能夠做到深入、有效的分析,找出“數字背后的數字”,則說明職場人進行了認真的思考和分析。

之所以許多職場秘笈強調在寫年終報告時,要多用數字、圖標以及對比的方式來體現,除去給上司留下直觀的印象之外,其本質是為了體現職場人對待一年業績的態度——如果不對業績和指標做深入的分析和總結,很難得出相關的數據和指標。

另外,在寫年終總結時,一定要進行換位思考,去了解自己老板或者上司的考評思維。除去年終總結最后的審查權由上司和老板決定之外,年終總結對上司也很有幫助。在層級化管理構架下,每一級管理者都會對自己的下級有考核和關注的指標,自己的上司也要向他的上司遞交年終總結——很多職場人都會忽略,自己的年終報告往往也是構成老板或者上司向更高一級主管匯報的素材,因為上司們更樂意引用現成的數據。


寫好年終總結的常規要點:

1.先寫出大綱,然后再把大綱中所涉及的事件加進去,然后再細致地進行加工,最后再進行文字的潤色。

2.遵循各司其職的原則,不要超越自己的職責范圍和權限,而去總結評價其他人的工作成績或失誤,雖然有可能涉及到其他部門的配合。

3.反思創新,總結的主要目的是通過反思過去,找出問題所在,同時應該拿出解決方案。

4.總結的內容一定要做到心中有數,總結中的關鍵是要有重點,要展現出自己的工作重點和亮點,特別是上司關注的問題一定要詳細具體。

5.不要忽略細節,尤其是一些重大事件的細節,通過細節的描述,贏得上司的關注和理解,畢竟上司在決策層,有時并不能理解執行層的苦衷。

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