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跨部門溝通的藝術

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 跨部門溝通的藝術
——基于行動學習設計的跨部門溝通課程——

你遇到過公司內部跨部門的推諉和扯皮事件么?
你見過過打了一圈電話還是無法解決問題的情形么?
你有時候發現有些跨部門的問題像攔路虎一樣的擋著你么?
你遇到過跨部門的同事一起開會,不僅跨部門問題沒有得到解決,反而造成更加嚴重的隔閡么?
你是否一直在尋找化解跨部門溝通的工具和方法呢?
基于行動學習設計的跨部門溝通課程將應用行動學習的方法和工具,幫助你化解部門間的隔閡,解決部門的推諉和扯皮事件,應用有效的會議模式開展高效會議,實現跨部門高效溝通。
在跨部門溝通中,我們梳理了跨部門溝通的四個步驟:澄清概念——問題尋因——方案構建——系統應用。
澄清概念——重新定義跨部門溝通的概念和問題
溝通課程根據層級定義,我們一般設定為五個層級:執行層的溝通課程:《聆聽的技術》;基層管理者的溝通課程:《有效表達和傳導技術》;中層管理者的溝通課程:《有效的跨部門溝通》;高層管理者的溝通課程:《高管影響力》;決策層的溝通課程:《公共關系和組織溝通》。

 

因此跨部門溝通這個行動學習式課程主要定位是中層管理者,跨部門溝通這個課程主要解決的是目標問題、利益問題、心態問題、技能問題等相關要素,這些都是中層管理者經常遇到的障礙之一。
在這個課程中如何去提升管理者的跨部門溝通能力,我們將行動學習的方法和操作分為三步,第一步:明確當前跨部門溝通的具體問題;第二步:解決跨部門溝通的問題;第三步:實現組織和個體的能力提升。
因此,我們要確定當前企業跨部門溝通中存在的問題有哪些?具體是什么問題,我們將問題明晰化、標準化。在確定問題時,首先由團隊呈現組織內跨部門溝通的問題;其次由行動學習小組通過九宮矩陣分析法,確定需要解決跨部門溝通中具體問題;最后,由行動學習小組定義跨部門溝通問題成功解決的標準。

問題尋因——問題背后的問題有哪些?
在明確問題后,是什么導致了跨部門溝通的問題,我們開始針對問題來分析原因,問題背后的問題(原因)是什么,哪些關鍵的原因導致了問題的發生。再分析問題背后的原因,我們會采取多種方法來分析:例如因素分析法,問題樹邏輯法,團隊列名法,在羅列出所有的原因后,我們將通過打點法來聚焦跨部門溝通中重要、核心的原因。
在問題背后的問題分析時,很多團隊成員會用慣性思維來武斷的下判斷是某些原因,或者用虛泛詞(無法描述清楚)來定義原因,因此,無法聚焦到重要、核心的原因,無法分析真實的原因,這對問題的解決會帶來很大的挑戰。
在分析完原因后,我們將針對重要原因應用系統思考法畫出系統圖,分析原因之間的關系,以便更好的解決問題。

方案構建——如何構建跨部門溝通的解決方案?
在選定出重要的原因后,就消除出現的原因(即問題背后的問題),這是團隊心智模式轉換(另有稱范式轉換)的階段,將運用團隊共創法、水平思考法、力場分析法等方法來聚焦問題的解決方案。
例如,在我們的跨部門溝通課程培訓中,有學員提出,跨部門溝通中,管理者不會換位思考,缺乏大局觀,具體行為:某公司正在對經銷商進行變革,銷售部門王經理在經過艱苦卓絕的努力后,終于談成了一個200萬(提成近15萬)的大單,所有的細節在談妥后,業務合同開始走流程,當流程流到市場部時,被打回來了。市場部提出要將訂單轉移給經銷商,他們給出的理由是:當前公司正好在對銷售模式進行變革,由原來直接對終端客戶服務轉型為對經銷商、代理商服務,由代理商、經銷商直接服務客戶,而這次的訂單,經銷商也跟進過,只是沒有談成,正好在變革時期,需要對外傳遞強有力的信號和信心,正好這個單可以作為一個變革后的第一張牌,但是王經理卻不答應,他辛辛苦苦攻下來的客戶轉眼間就要拱手與人,心有不甘。

針對這個問題,如何解決?在該公司的行動學習小組研討后,他們給出以下解決方案:
1、先聽王經理的想法,針對其想法做出正確、正面的回應;
2、再從公司的大局、變革的要求等方面對王經理做思想工作;
3、對王經理的銷售訂單給予一定額度的獎勵,可以以多種方式來進行,例如,現金、旅游、記功、頒發榮譽證書等方面;
4、馬上建立完善關于銷售訂單管理的制度,將變革的行為用制度規范下來。

系統應用——建立跨部門溝通的系統
在解決完企業內的一個個跨部門溝通的問題后,行動學習小組在回顧總結時,開始反思,如何構建企業內部的跨部門溝通系統,在接觸多個企業的跨部門溝通的行動學習中,他們基本上將行動學習系統構建分為四個步驟:第一步:開場導入;第二步:問題解析;第三步:創造成果;第四步:行動評估。
在樹立好跨部門溝通的步驟和流程后,將通過工具和表單的建立進行固化和分享,例如有些企業建立了《組織跨部門溝通機制》,有些企業制定了《跨部門溝通制度》,有些企業設計了《跨部門溝通清單》,有些企業則在組織內添加了跨部門溝通的績效指標。

基本信息
培訓對象:企業管理者、項目管理人員、需要經常進行跨部門溝通的人員
培訓學時:6-12小時
實施方式:行動學習、角色演練、精彩視頻、研討互動、個案輔導、生動故事
建議人數:20-30人
課程目標:
1、描述組織運作的障礙;
2、掌握跨部門溝通的關鍵技巧與方法;
3、減少沖突,增強跨部門間的溝通與協調;
4、梳理跨部門溝通的流程和方法;
5、應用、演示高效的跨部門溝通工具。

課程大綱:
第一講:定溝通目標和標準
1、主題目標
1.1單一性
1.2定性化
1.3時段性
2、細化目標
1.1定性化
1.2共享性
1.3時段性
3、具體目標
SMART原則
4、衡量標準
1.1建立衡量的尺度
1.2定義標準的要素

第二講:跨部門溝通常見的障礙
1、組織管理的分歧
2、部門利益的分歧
3、個體溝通風格的差異
1.1活潑型的溝通方式
1.2力量型的溝通方式
1.3和平型的溝通方式
1.4完美型的溝通方式
4、本位主義
5、橫向溝通機制不健全
6、溝通文化不成熟

第三講:組織跨部門溝通的問題分析
圍繞我們確定的目標,目標實現的標準,展開用團隊列名研討法分析當前跨部門溝通的原因,并運用群體決策的方法聚焦重點、核心原因,確定當前跨部門溝通的問題所在,并對當前問題進行分析。
1、問題背后的問題查找
2、針對問題展開討論
3、聚焦重要問題

第四講:求同存異找解決方案
1、力場分析法
1.1有利因素
1.2不利因素
2、跨部門溝通問題類型及應對方法
3、圍繞溝通目標制定尋找解決方案
1.1思維碰撞
1.2解決方案聚類
1.3命名組群
1.4補充新的創意解決方案
1.5形成系統的解決方案

第五講:無界溝通的行動方略
1、制定行動計劃及其保障機制
1.1以目標為導向的行動計劃
1.2目標實現的風險分析
1.3行動中的障礙掃除策略
2、建立完善的責任體系
1.1責任劃分的具體要求
1.2目視行動的進展
1.3里程碑的總結和回顧
3、建立強大的信息平臺
4、完善溝通制度
1.1例行溝通會議制度
1.2跨部門溝通制度
1.3有效溝通的系統
5、提升溝通能力

講師簡介:
謝老師
中國行動學習應用專家、項目設計師
行動學習資深催化師
心理學在企業應用的研究者
中國南方行動學習聯盟 創始人
卓越學習發展中心 創始人
格蘭仕集團 培訓總監
某著名集團領導力中心 主任
山東經信委職教辦 高級講師
廣州集德能企業管理咨詢有限公司高級講師

講師資質:
謝老師在家電行業(格蘭仕集團總部、銷售公司)、地產行業(僑鑫集團總部)等積累了豐富的工作經驗、管理經驗。并應用先進的管理理論,導入行動學習的體系和方法,開發出了多門行動學習式課程。此外,謝老師根據不同企業的現狀和特性,提供個性化的行動學習式的課程服務,更好的將培訓落地。
謝老師多次受邀在《中外管理》雜志舉辦的中外管理人力資源論壇、《培訓》雜志舉辦的中國培訓與發展年會、中國企業教育百強論壇、中國人力資源協會、財智名家人力資源論壇舉辦的中國人力資源論壇等峰會和論壇上做主題演講,并受到聽眾的一致好評。
2012年實施的典型行動學習式課程:
中聯重科《內部講師課程開發訓練》共6期;
中國移動東莞客服中心《職業生涯規劃》共5期;
中國移動南方基地《情緒與壓力管理》共4期;
淘寶大學E-MBA網商《跨部門溝通》共2期;
2012年實施的典型行動學習項目:
1、廣州某五星級酒店的講師訓練行動學習項目,采取 2+1+1+2+1的模式,經過3個月的外部和內部有效協作,通過七步四位一體的培訓模式,培養了35名優秀的內部講師,開發了18門優秀的內部課程,解決了該酒店長期以來的講師弱、課程缺的狀態。
2、某電網企業農村電網改造和線損問題解決行動學習項目,采取1+2+2+1模式,歷時3個月,應用問題解決六步法、團隊共創等行動學習的研討工具,縮短了農村電網改造的時間周期,提高了改造的進度和效率,并制定了線損管理的相關制度。

主要服務課程及項目:
行動學習:《行動學習催化師訓練》、行動學習N+N模式課程、項目
心理學:《幸福工作坊—情緒與壓力調適》
管理提升:《問題分析與解決》、《執行力落地》、《跨部門溝通》、《時間管理》
人力資源:《內部講師課程開發》、《新生代管理》、《部屬的激勵與培育》、《六維職業化塑造》

授課風格:
實戰經驗豐富,能給企業帶來有效的解決方案;
實踐案例深刻,能幫助學員在案例中掌握知識;
學習氛圍輕松,讓學員在快樂狀態下提升技能;
敢用效果說話,讓學員在培訓結束后獲得提升。

服務客戶:
阿特維斯、中油BP、可口可樂、百思買、淘寶大學、移動南方基地、廣州移動、北京移動、東莞移動、蘇州聯通、東莞電信、中興移動、天音通訊、成都招商銀行、農業銀行佛山分行、工商銀行佛山分行、佛山郵政、白云機場、中國華云集團、山西國網、山西電力設計院、惠州市政府、中建一局、東明石化、新華制藥、合生元、周大福、立白集團、美的制冷、美的學院、美的家用空調、格蘭仕集團、三洋電器、小天鵝、中聯重科、航盛集團、熔盛重工、溫氏集團、珠江賓館、僑鑫集團、金地集團、奧園集團、建華集團、喬丹體育、亦谷服飾、廣百集團、科順化工、大全集團、凡拓網絡、海關總署廣東分署、香港新一代文化協會、西安電子科技大學、中山大學、大連理工大學
 


講師:謝老師
課時:2天


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